Personalakte - Hartfolie

Die Personalakte: zentrales Arbeitsmittel der Personalabteilung

Die Personalakte wird in der Personalabteilung zu jedem Beschäftigten eines Unternehmens aufbewahrt und geführt. Früher wurde die Akte "Dienerakte" genannt. Die Akte kann in Papierform oder auch, im papierlosen Büro, in digitaler Form vorliegen. Form und Inhalt dieser Akte sind in der Bundesrepublik durch keinerlei gesetzliche Restriktionen reglementiert und obliegen damit den jeweiligen betrieblichen Gepflogenheiten. Allein das Beamtenrecht und das Soldatenrecht der Bundesrepublik Deutschland schreiben bestimmte Formvorschriften für die Akten von Beamten und von Soldaten vor. Die Tradition der Akten reicht bis in das Allgemeine preußische Landrecht des späten 18. Jahrhunderts zurück.

Der praktische Einsatz der Akte in Betrieb und Personalabteilung

Die Akte ist das Sammelbecken sämtlicher für das Arbeitsverhältnis relevanter Unterlagen des Arbeitnehmers von dessen Bewerbung bis zu seinem Ausscheiden aus dem Betrieb. Der Arbeitnehmer ist dabei stets berechtigt, seine über ihn angelegte und durch die Personalabteilung fortlaufend geführte Akte auf Verlangen einzusehen. Bestimmte Unterlagen dürfen jedoch nicht in die Akte aufgenommen werden. Dazu zählen Unterlagen über Erkrankungen des Arbeitnehmers und beispielsweise auch Aufzeichnungen des jeweiligen Betriebsarztes über den Arbeitnehmer und dessen mögliche Erkrankungen oder Krankheitshistorie. Diese genannten Unterlagen unterliegen grundsätzlich der ärztlichen Schweigepflicht und gehören daher nicht in die Akte.

Wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung und Mitarbeiterbeurteilung: Fazit

Die Akte gilt als das wichtigste Mittel und Instrument der Führung und zugleich der Beurteilung von Mitarbeitern. Daher sind sie strikt vertraulich zu behandeln und, sofern mehr als zehn Mitarbeiter regelmäßig beschäftigt werden, ist stets ein Betrieblicher Datenschutzbeauftragter durch den Unternehmer zu bestellen und einzusetzen.